Herramienta DEP para reuniones de alto rendimiento

A veces, sentimos perder mucho tiempo cuando conversamos en la empresa. En una reunión de dos horas, por lo general hablamos una hora y media de temas que no son importantes, mientras que en la restante media hora intentamos resolver todo. ¿Existe alguna herramienta para ayudarnos a ser más efectivos en las reuniones?

Por Daniel Elhelou (@Dani_Elhelou) – Especialista en Coaching Inspirativo, Director de inspirativa.com

Conozco diversidad de equipos que sienten que pierden el tiempo en las reuniones de trabajo. Que al tenerlas no saben “ni para qué habían sido organizadas”.

Suele suceder que en los equipos, como en la vida, nos encontramos con personas con diversidad de perfiles y estilos: algunos son de hablar mucho y en forma rápida, saltando de un tema a  otro; mientras que otros son más pausados. También están los más observadores, los pensantes y analíticos, conviviendo con algunos que llegaron preparados a la conversación, y otros que no tanto.

Existen ocasiones, por ejemplo, en las que un participante toma la palabra, comienza a desarrollar un tema fuera de agenda y el resto parecería que siente que “lo que está diciendo es interminable”.

Todo esto puede aceptarse si el objetivo de la reunión era conocerse ¨un poco más¨ y generar vínculos de confianza; pero, muchas veces, el tiempo juega un papel importante y necesitamos emplearlo de manera diferente.

Distinguir la inquietud de las personas al hablar

Desde nuestra mirada, todo lo que es dicho tiene una inquietud de fondo. Es decir, que todo lo dicho tiene un “para qué”, a veces mucho más profundo de lo que se expresa explícitamente. Como si habláramos mostrando la punta de un iceberg, y no somos conscientes de las inmensidades y  profundidades ocultas que hay debajo de la superficie visible del lenguaje.

Descubrir estas inquietudes al hablar, explorarlas al escuchar y al indagar, habilita a conversaciones por lo general sumamente interesantes.  El asunto es que si la percepción general es pérdida de tiempo estamos probablemente frente “algunos desajustes” entre las expectativas previas del tema a tratarse y sobre lo que se conversó finalmente.

DEP: una herramienta inspirativa para iniciar cada reunión.

Proponemos esta herramienta, en nuestra opinión poderosa y de sencilla implementación que la llamamos “D.E.P.” (Descriptores, Expectativas y Propuestas). Es una especie de check list individual para iniciar cada una de las reuniones de un equipo de alto rendimiento laboral, o profesional, que aplica en las ocasiones donde se necesiten escuchar unos a otros.

“Iniciemos con una ronda DEP”, escuchamos en nuestros clientes en forma habitual. Esto significa que al iniciar cada conversación, cada uno de los participantes tiene la posibilidad de tener a su disposición un minuto de tiempo para hablar y expresar tres grandes conceptos sin que nadie lo interrumpa:

1. Descriptores: Temas que considera relevantes al iniciar una conversación. Temas que si no los dice puede generar en su propia persona una distracción durante gran tiempo de la reunión.

• Si me ven bostezando no crean que estoy aburrido. Realmente estuve toda la noche sin dormir porque mi hijo tuvo fiebre.
• Entiendo que la reunión es de una hora, pero no pude arreglar la agenda personal y en 50 minutos voy a tener que retirarme.

2. Expectativas: Comentar brevemente que espera llevarse al final de la reunión. Esto facilita la comprensión de los temas a conversar de acuerdo a la agenda. Sirve para que todos puedan unificar distintas interpretaciones que pueden haber surgido de la agenda previa de la reunión. Asimismo, la refuerza.

• Espero que podamos definir hoy qué medidas concretas tomar con el nuevo colaborador.
• Me gustaría llevarme un plan de acción para captar un nuevo cliente.

3. Propuestas: Utilizar el lenguaje para comprometerse con el cambio a través de propuestas concretas, siendo conscientes de que “si no hago esta propuesta es posible que las cosas no ocurran como las espero”. Me hago responsable y artífice de que sucedan las cosas.

• Propongo que cuando conversemos sobre el tema “del nuevo colaborador” pueda dar mi punto de vista.
• Propongo que al terminar la reunión tengamos definido un referente interno para que implemente el plan de acción.

Implementación y resultados

Esta herramienta es un recurso que habilita ordenar la conversación, dar a conocer y reforzar la agenda previa por el cual la reunión fue organizada, otorga a cada participante la posibilidad de poder expresarse en aquellos temas que considera pertinentes, permite corregir el rumbo del diálogo si no está alineado con las expectativas.

Asimismo, al finalizar las reuniones, es recomendable hacer un recorrido por cada participante para que pueda expresar si sus expectativas planteadas y validadas al inicio de la conversación fueron tratadas. O, en su defecto, ofrecerle la posibilidad de generar nuevas propuestas para otras instancias.

Esperamos que esta herramienta les sea de utilidad, y que con el tiempo que empiecen a ganar luego de implementar la ronda DEP sigan leyéndonos e “inspirándose”.